作为资深会议纪要困难户,无论大小会议总是记不到关键点,要么丢三忘四遗漏要点,要么事无巨细记下来发现全是无关信息,还费时费力。因为会议纪要记不好的事情已经被领导吐槽过无数次,在近期的一次需求沟通会后提交的会议纪要被打回重做三遍才勉强通过,这让我不得不想办法通过其他的工具或方式来弥补自己的不足。
首先我自己反思了过去做会议纪要时存在的一些问题,一是记录手速跟不上会议发言,只能摘重点记录,结果漏掉了很多要点或者补充说明,记不全记不准;二是对一些名词和术语分辨不清,过后再对会议纪要常常看不懂查不明白;三是记错发言人、发言人的现象较多,尤其在集中讨论环节,依次发言常常会有其他同事打断插话,会议纪要容易造成记录混乱。针对以上三点,我一开始,是通过向其他参会同事要各自的会议纪要进行总结,但实际操作过程中发现同事可能因为其他工作事项无法提供纪要,各同事做的会议纪要的格式标准不一,不同同事间记录有差异,以及汇总后还是会有遗漏项发生,因此这种费时费力的方法同样不能从根本上解决问题。
于是,我想到了使用自带云录制和会议纪要功能的会议软件,也是第一次接触腾讯会议并利用它尝试做会议纪要,在一次项目组内部的线上会议上,我提议让其他部门同事用腾讯会议开会,由我做会议纪要,在会议结束后,我对比了腾讯会议导出的会议记录源文件和自己的手动记录,其准确度比我手动记录的更高,而且对不同参会者的发言记录有精确到秒的时间排序,在排查整理疑难问题时非常方便,二次整理出成品会议纪要基本只需要改掉个别歧义句子和错别字,然后根据讨论内容板板块分项总结即可,大大缩短了整理时间,此后,在其他由我参与并可控的线上会议上,我都会优先建议使用腾讯会议作为会议软件。
除了进行会议纪要外,腾讯会议自带的一些特色功能也十分好用,包括背景虚化和美颜功能,尤其在初见客户时,可以模糊掉杂乱无关的会议室背景,为参会人员美颜,给客户留下更好的第一印象。
事实上,会议纪要作为会议成果和具备指导性的资料整理,对公司后续开展工作有着十分重要的作用,一些项目推进的效果往往取决于这些细节的积累,在我自己将会议纪要做好落实后,为自己开展工作减少了很多困惑,减少了重复思考,重复造轮子的时间成本,也建议其他工作者重视会议纪要,善用会议纪要,为自己的工作推进提升效率。
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